OneDrive

OneDrive

OneDrive

Het tijdperk van de e-mailbijlagen is voorbij dankzij Microsoft OneDrive.

Sterk teamwerk is de basis van elk succesvol bedrijf. Dus gaan er in jouw organisatie vast ook mails met bijlagen over en weer. Het gevolg?
Voor je het weet, zit je mailbox helemaal vol. Dankzij Microsoft OneDrive transformeert je bedrijf naar een efficiënte digitale werkplek.
Gedaan met e-mailbijlagen te versturen, voortaan heb je enkel een link nodig.

OneDrive: gratis online opslagruimte

Elke grote technologiereus heeft wel zijn eigen online opslagruimte. Denk aan iCloud, Dropbox, Google Drive, Amazon Drive en natuurlijk ook Microsoft Onedrive. Binnen het Office 365-pakket heeft OneDrive de laagste drempel. Niet alleen bedrijven, maar ook particulieren kunnen gebruik maken van de (gratis) online opslagruimte. Zo ben je zeker dat je bestanden en foto’s niet verloren gaan wanneer je computer of laptop crasht. Alles staat veilig samen opgeslagen op de cloud.

Geen bijlage maar een OneDrive-link

Dankzij de handige integratie van OneDrive en Outlook kan je heel gemakkelijk koppelingen naar cloud-bestanden delen en de ontvangers automatisch toegang geven tot het bestand. Dat kan wel eens het einde betekenen van onze gewoonte om bijlagen aan mails toe te voegen. En dat is goed, want door dat vele versturen, raakt je e-mailopslagruimte erg snel vol.

Om een bestand met je collega’s te delen, stuur je hen gewoon een link. Jij kiest wie er toegang heeft: iedereen met de link, alleen mensen in je organisatie, alleen de mensen die je opgeeft of de mensen die reeds toegang hebben tot het document. Jij beslist ook of ze bewerkingen kunnen uitvoeren of het document enkel kunnen lezen. Wil je je document extra beveiligen? Dan voeg je gemakkelijk een wachtwoord toe.

Als beheerder kan je op elk moment individuele gebruikers toevoegen en verwijderen of helemaal stoppen met delen. Je kan ook Office 365 auditing gebruiken om het delen te controleren en misbruik of onbedoeld overschrijven te voorkomen.

Efficiënt en in realtime samenwerken

Met bestanden in OneDrive kan je in realtime samenwerken vanaf de Office-webapps of mobiele of desktop-apps. Dankzij de mogelijkheid tot opmerkingen en @vermeldingen is het een erg efficiënte manier van samenwerken. Let wel op dat je goede afspraken maakt, zodat er niets verloren gaat. Gaat er toch eens iets mis en wil je terugkeren naar een vorige versie van een document? Dan kan je de volledige OneDrive herstellen naar een eerder moment, tot dertig dagen terug.
Wanneer je bent genoemd in een gedeeld document, krijg je een e-mail van OneDrive. Via een link kom je dan precies uit waar je genoemd bent, bijvoorbeeld PowerPoint-dia nummer zes. Heb je een deellink in je mail gemist? Dan krijg je na zeven dagen automatisch een herinneringsmail, zodat je niets uit het oog verliest.

Nog enkele voordelen

  • Documenten en foto’s slingeren overal rond. Dankzij OneDrive heb je al je digitale bestanden op één plaats, die je van overal kan bereiken.
  • Ontvangers hoeven niet alles zelf op te slaan op hun pc, waardoor ze ruimte en moeite besparen.
  • Ze beschikken bovendien steeds over de laatste versie en de opmaak is op elke pc dezelfde.
  • Je beschikt over een enorme opslagcapaciteit. Met een geldige licentie van OneDrive krijg je één terabyte aan opslagruimte.

Heb je vragen over een digitale cloud voor jouw bedrijf? Neem dan zeker contact met ons op, wij helpen je graag verder.

Lees ook onze andere blogs

OneDrive

OneDrive

Dankzij Microsoft OneDrive transformeert je bedrijf naar een efficiënte digitale werkplek. Gedaan met e-mailbijlagen te versturen, voortaan heb je enkel een link nodig.

Phishing herkennen

Phishing herkennen

Herken jij een phishing-mail in je mailbox? Onze zeven tips helpen je om nooit meer in de val van cybercriminelen te trappen.

Hardware vernieuwen

Hardware vernieuwen

Door als kmo je hardware periodiek te vernieuwen, bespaar je heel wat tijd en werken jij en je medewerkers een pak efficiënter.

Phishing herkennen

Phishing herkennen

Phishing herkennen

Door als kmo je hardware periodiek te vernieuwen, bespaar je heel wat tijd en werken jij en je medewerkers een pak efficiënter.

7 Tips om phishing te herkennen

Phishing. Inmiddels kent iedereen de term, maar herkent ook iedereen een phishing-mail in zijn mailbox? Dankzij onze zeven tips trappen jij en je medewerkers nooit meer in de val van cybercriminelen.

In ons blogartikel ‘Phishing: hoe voorkomen in jouw bedrijf’ kwam je te weten wat phishing juist is, welke gevaren er zijn en hoe je het voorkomt in jouw bedrijf. Nu gaan we een stapje verder: hoe herken je phishing in je inbox en welke elementen moeten de alarmbellen laten afgaan?

Tip 1: Check de afzender

Het eerste wat je moet controleren, is het adres van de afzender. Kijk niet alleen naar de naam van de afzender, maar ook naar de domeinnaam van het mailadres (het laatste gedeelte, dat na het @-teken komt). Als je daar onregelmatigheden ontdekt (punten, cijfers of dubbele letters) of als het een ander e-mailadres is dan gewoonlijk, dan klik je best niet op linken of ga je beter niet in op vragen.

Tip 2: Pas op voor linken

Klik nooit zomaar op een link in een mail. Vooraleer je doorklikt, controleer je het webadres door met je muis over de link te hooveren (je beweegt dus over de link zonder er op te klikken). Zo zie je naar welke webpagina de link je brengt. Ziet die er verdacht uit of is die anders dan je verwachtte? Dan klik je beter niet.

Tip 3: Wees alert voor spel- en taalfouten

Ook al zijn de spel- en taalfouten in phishing-mails de laatste jaren fel verminderd, toch sluipen er nog wel eens fouten in zoals dubbele letters, extra punten of letters die door cijfers vervangen zijn. Let dus ook goed op het taalgebruik en de vormgeving en wees alert voor onregelmatigheden. Als je echt zeker wil zijn dan kan je deze mail vergelijken met een andere mail van hetzelfde bedrijf. Als één van beide mails frauduleus is, zal je misschien verschillen opmerken in layout of taalgebruik.

Tip 4: Wees op je hoede bij vraag naar persoonsgegevens

Als in de mail wachtwoorden, persoonsgegevens of bankgegevens gevraagd worden, ben je bijna 100% zeker dat het om een phishing-mail gaat. Ga er dan ook nooit op in! Banken, verzekeringsmaatschappijen en overheidsinstanties zullen nooit via mail naar je persoonsgegevens vragen. Twijfel je toch? Dan verifieer je best even telefonisch of de mail van hen afkomstig is. Hiertoe zoek je de contactgegevens van de ‘afzender’ zelf op (in je adresbestand of in google). Gebruik hier zeker niet de contactgegevens die je in de mail kan terugvinden.

Tip 5: Let op de aanhef

Bedrijven waar je klant bent of overheidsinstanties kennen je naam. In een mail zullen ze je dus minstens met je achternaam aanspreken. Worden er in de aanhef echter vage en algemene termen gebruikt? Denk aan ‘Beste meneer/mevrouw’ of ‘geachte’. Wees dan extra voorzichtig.

Tip 6: Ga niet in op ‘spoedig actie ondernemen’ of ‘laatste waarschuwingen’

Zet de mail je onder druk om snel je wachtwoord te veranderen, je persoonsgegevens aan te vullen of je betaalgegevens te updaten? Dan ben je wel zeker dat het hier om een frauduleuze mail gaat. Je bank, verzekeringskantoor of overheidsinstantie zal je nooit via mail om zulke “dringende” informatie vragen.

Tip 7: Open geen onverwachte bijlagen

Verwacht je geen documenten van het bedrijf dat je mailt? Open de bijlagen van de mail dan niet vooraleer je zeker bent dat de mail echt is. De bijlagen kunnen immers schadelijke software bevatten die bij het openen op je computer of laptop geïnstalleerd wordt.

Wat te doen bij phishing?

Merk je een phishing-mail op in je inbox?

Stuur hem dan door naar verdacht@safeonweb.be.

Heb je toch je gegevens doorgegeven? Verander dan je wachtwoorden en verwittig Cardstop als je bankgegevens hebt ingevuld.

Twijfel je over de echtheid van een e-mail? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Lees ook onze andere blogs

OneDrive

OneDrive

Dankzij Microsoft OneDrive transformeert je bedrijf naar een efficiënte digitale werkplek. Gedaan met e-mailbijlagen te versturen, voortaan heb je enkel een link nodig.

Phishing herkennen

Phishing herkennen

Herken jij een phishing-mail in je mailbox? Onze zeven tips helpen je om nooit meer in de val van cybercriminelen te trappen.

Hardware vernieuwen

Hardware vernieuwen

Door als kmo je hardware periodiek te vernieuwen, bespaar je heel wat tijd en werken jij en je medewerkers een pak efficiënter.

Hardware vernieuwen

Hardware vernieuwen

Hardware vernieuwen

Door als kmo je hardware periodiek te vernieuwen, bespaar je heel wat tijd en werken jij en je medewerkers een pak efficiënter.

Je hardware periodiek vernieuwen: goed voor je bedrijf

Veel bedrijven denken bij het periodiek vernieuwen van hun hardware vooral aan de kosten die ermee gepaard gaan.

Maar heb je ook al gedacht aan de tijd en efficiëntie die jij en je medewerkers winnen als je hardware up-to-date is?

Lees snel verder en ontdek alle voordelen van je hardware regelmatig vervangen.

Oude hardware veroorzaakt tijd- en efficiëntieverlies

Je beseft het niet altijd, maar oude computers kosten je geld, veel geld. Minutenlang wachten tot de laptop opstart, software-updates die uren in beslag nemen en gewoon in het algemeen een traag werkende computer. Iedereen herkent het wel en we weten allemaal: time is money.
Wanneer je medewerkers aan de slag gaan met gedateerde apparaten, verliezen ze heel wat kostbare tijd.
Om ervoor te zorgen dat jij en de medewerkers van je kmo efficiënt kunnen werken, doe je best om de vier jaar een update van je hardware.

 

Asset management is the way to go

Asset management is het systematisch bijhouden en periodiek vernieuwen van alle aanwezige hardware in het bedrijf. Kmo’s houden zich er zelden mee bezig, al is het echt wel the way to go. Je vermijdt dat je medewerkers kostbare tijd verliezen door dagelijks minutenlang naar een draaiend cirkeltje op hun scherm te staren. Het klopt dat je moet investeren om je hardware periodiek te vernieuwen, maar die investering verdien je snel terug. Nieuwe apparaten werken immers heel wat vlotter! Wat ervoor zorgt dat je medewerkers meer tijd kunnen besteden aan hun dagelijkse opdrachten.

De voornaamste voordelen van je hardware vernieuwen

Naast efficiënter werken, heeft het periodiek vervangen van je hardware nog enkele voordelen. We zetten ze voor je op een rijtje:

  • Met een nieuwe laptop of computer zit je voor enkele jaren goed. De eerste jaren hebben nieuwe apparaten (normaal gezien) nauwelijks onderhoud en reparatie nodig.
  • Nieuwe apparaten hebben garantie. Tip: de garantietermijn verschilt van toestel tot toestel. Bewaar dus een overzicht van de garantietermijn van elk apparaat. Als er in die periode iets mis is, kan je het kosteloos laten repareren bij de fabrikant. Eens die garantie is afgelopen, draai je volledig zelf op voor de kosten. Zorg dat je dit vervelende probleem voor bent door je oude hardware telkens op tijd te vervangen.
  • Nieuwe hardware kan veel sneller hersteld worden. Hoe ouder, hoe groter het risico dat het toestel niet meer ondersteund wordt door de fabrikant. Als er zich dan een probleem voordoet, kan de fabrikant je dus niet meer helpen en ook updates worden dan niet meer uitgevoerd. Dat wil ook zeggen dat je bestanden en gegevens niet meer veilig zijn. Wordt je apparaat niet meer ondersteund? Dan raden we je aan om het te vervangen.

Ook dat nog

 

Een interessante trigger om je hardware te herbekijken, zijn klachten van je medewerkers.

Als er te vaak problemen zijn, werken ze minder efficiënt en daar wordt op termijn de klant de dupe van.

En dat is natuurlijk iets wat je als zaakvoerder te allen tijde wil vermijden.

Heb je nieuwe IT-hardware nodig of wil je graag advies voor jouw kmo?

Neem dan zeker contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Lees ook onze andere blogs

OneDrive

OneDrive

Dankzij Microsoft OneDrive transformeert je bedrijf naar een efficiënte digitale werkplek. Gedaan met e-mailbijlagen te versturen, voortaan heb je enkel een link nodig.

Phishing herkennen

Phishing herkennen

Herken jij een phishing-mail in je mailbox? Onze zeven tips helpen je om nooit meer in de val van cybercriminelen te trappen.

Hardware vernieuwen

Hardware vernieuwen

Door als kmo je hardware periodiek te vernieuwen, bespaar je heel wat tijd en werken jij en je medewerkers een pak efficiënter.

Windows 11

Windows 11

Windows 11

Windows 11 is de nieuwe grote upgrade van het Microsoft besturingssysteem. We zetten de nieuwe functies op een rijtje zodat je je productiviteit kan verhogen.

De nieuwste functies van Windows 11

Microsoft heeft voor het eerst in tijden een grote update van zijn besturingssysteem gelanceerd, namelijk Windows 11. Er zijn heel wat esthetische veranderingen doorgevoerd en je ontdekt tal van nieuwe functies die je productiviteit kunnen verhogen. We zetten de belangrijkste nieuwigheden voor je op een rijtje.

Strak, modern design
Alle veranderingen die qua design zijn doorgevoerd, hebben als doel om de gebruikservaring en de functionaliteit te verhogen. Zo bevindt het startmenu, de ‘dock’, zich in het midden van het scherm, waardoor het menu veel toegankelijker is met je muis. Wat je daar juist ziet, hangt af van welke programma’s je het vaakst gebruikt. Er is ook een meer afgerond en uniform ontwerp dat tevens in het Microsoft 365-pakket zichtbaar is.

En last but not least: de Windows Widgets zijn terug van weggeweest. Denk aan weerberichten, kaarten, nieuws en meer. Om de widgets te tonen die jij nodig hebt, gebruikt Microsoft artificiële intelligentie (AI).

Evenwicht op je bureaublad
Windows 11 heeft gebruiksvriendelijke tools die je helpen om je schermruimte te optimaliseren en je productiviteit te maximaliseren. Zo zijn er bijvoorbeeld nieuwe multitask-functies. Je kan op verschillende manieren meerdere vensters op je scherm vastmaken. Snap Layouts plaatst vensters in kolommen of deelt je bureaublad op in meerdere werkgebieden. Je gaat met je vensters aan de slag precies zoals jij dat wil!

Dankzij Snap Groups kan je eenvoudig eerder gebruikte Snap Layouts selecteren om in verder te werken, zodat je steeds hetzelfde ritme behoudt. Er is ook aandacht besteed aan de ondersteuning van meerdere monitoren. Als je je pc opnieuw verbindt met een externe monitor waar je eerder al mee werkte, zoals een extern scherm of een beamer, zal Windows 11 automatisch dezelfde lay-out als de vorige keer nemen.

Het leven is beter samen
Windows 11 komt met enkele nieuwe manieren om te verbinden. Skype is volledig overboord gegooid. Microsoft focust nu volop op Teams, dat volledig verwerkt zit in het ‘dock’. Zo kan je sneller dan ooit samenwerken. Via Chat in Microsoft Teams kan je rechtstreeks vanaf je bureaublad iedereen gratis bereiken hoe je maar wil (chatten, sms’en of (video)bellen). Chatten en bellen zijn bovendien ingebouwd in je taakbalk en naadloos geïntegreerd met Outlook en Agenda, zodat je in een paar klikken aan de praat raakt met anderen.

Ook dit nog
Veiligheid boven alles. De nieuwe Windows is het veiligste besturingssysteem van Microsoft tot nu toe. Updates zijn bovendien vanaf nu maar liefst 40% kleiner. Je kiest zelf het ideale moment om de Windows Updates door te voeren, want je krijgt de verwachte installatietijd van de update steeds te zien.
Is jouw besturingssysteem toe aan een upgrade? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag met een installatie op maat.

Lees ook onze andere blogs

OneDrive

OneDrive

Dankzij Microsoft OneDrive transformeert je bedrijf naar een efficiënte digitale werkplek. Gedaan met e-mailbijlagen te versturen, voortaan heb je enkel een link nodig.

Phishing herkennen

Phishing herkennen

Herken jij een phishing-mail in je mailbox? Onze zeven tips helpen je om nooit meer in de val van cybercriminelen te trappen.

Hardware vernieuwen

Hardware vernieuwen

Door als kmo je hardware periodiek te vernieuwen, bespaar je heel wat tijd en werken jij en je medewerkers een pak efficiënter.

Paswoordbeheer

Paswoordbeheer

Paswoordbeheer

Op de werkvloer is een efficiënt paswoordbeheer enorm belangrijk. Een digitale wachtwoordmanager en wachtwoordkluis bieden jou en jouw bedrijf de oplossing.

Hoe beheer je efficiënt al je paswoorden?

Wachtwoorden. Ze moeten lang genoeg zijn, liefst een hoofdletter, kleine letter, cijfer en speciaal teken bevatten en best voor iedere website of account anders zijn. Hoe moelijker, hoe beter. Idealiter wijzig je ze ook om de zo veel tijd. Maar hoe onthoud je dat allemaal en wat doe je op de werkvloer, waar je ene collega het wachtwoord van webshop X heeft en je andere collega dat van website Y? Een efficiënt paswoordbeheer biedt jou en je bedrijf de oplossing.

Wat was het wachtwoord van die webshop weer?

Stel, je moet dezelfde bestelling aan kantoorartikelen plaatsen als die van drie maanden geleden. Maar de collega die instond voor die bestelling, is ondertussen in een ander bedrijf aan de slag. Niemand anders heeft de juiste inloggegevens. Wat nu?

Wij hebben goed nieuws voor je. Met een doordacht paswoordbeheer heb je zo’n problemen nooit meer. Een digitale wachtwoordmanager bewaart en inventariseert alle wachtwoorden en inloggegevens voor jou in een ‘wachtwoordkluis’ en creëert zelf ook complexe paswoorden. Op eender welk moment haal je het wachtwoord dat je nodig hebt uit de kluis, laat je de wachtwoordmanager inloggen of bezoek je een website vanuit deze tool. De IT-verantwoordelijke van het bedrijf kan dan de nodige paswoorden aan de juiste medewerkers toekennen. Zo hoef je nooit meer de collega te zoeken die ooit de login voor die bepaalde webshop heeft aangemaakt. De wachtwoordmanager vult vaak zelfs automatisch de nodige gegevens voor jou in. Gratis versies van deze tool werken vaak met individuele accounts. Betalende pakketten kan je delen met heel het team.

Een gedeelde wachtwoordkluis

Het bewustzijn en de buzz over een efficiënt paswoordbeheer op de werkvloer neemt alsmaar toe. Er zijn echter nog maar weinig bedrijven die uitgebreide, geïntegreerde betalende oplossingen hebben, beheerd door hun IT-afdeling of een extern IT-bedrijf.

Toch werkt een gedeelde wachtwoordkluis een pak doeltreffender dan al dat over en weer gemail op zoek naar de juiste gegevens. Door het komen en gaan van personeel dreigen zonder kluis heel wat wachtwoorden verloren te gaan. Een efficiënt en gedeeld paswoordbeheer zorgt daarenboven voor een veiligere IT-omgeving. Vele werknemers kiezen nu voor al hun accounts hetzelfde – vaak te simpele – wachtwoord, omdat ze meerdere complexe wachtwoorden niet kunnen onthouden. Voor een wachtwoordkluis hoef je voortaan nog slechts één wachtwoord te onthouden: de versleutelde wachtwoordzin om de kluis open te krijgen. Dat maakt het gemakkelijker om afzonderlijke, complexe en veranderende wachtwoorden voor je andere accounts aan te maken en vergemakkelijkt tweestapsverificatie. Bekende wachtwoordkluizen zijn: Keepass, PassBox en LastPass.

In de cloud of op lokale servers

Oplossingen voor een efficiënt paswoordbeheer zijn op twee verschillende niveaus mogelijk. Je kan voor een cloudoplossing gaan, waarbij de wachtwoordkluis met een wachtwoordzin versleuteld wordt. Zolang die zin niet (juist) wordt ingegeven, blijft de kluis vergrendeld en kan niemand erin. De andere optie is een lokale oplossing: Je bewaart de wachtwoorden op lokale servers zodat de data binnen je eigen netwerk blijft. Op deze manier blijft alle gevoelige data goed afgeschermd van de buitenwereld. Contacteer ons om te bekijken welke optie voor jou het beste is.

Lees ook onze andere blogs

OneDrive

OneDrive

Dankzij Microsoft OneDrive transformeert je bedrijf naar een efficiënte digitale werkplek. Gedaan met e-mailbijlagen te versturen, voortaan heb je enkel een link nodig.

Phishing herkennen

Phishing herkennen

Herken jij een phishing-mail in je mailbox? Onze zeven tips helpen je om nooit meer in de val van cybercriminelen te trappen.

Hardware vernieuwen

Hardware vernieuwen

Door als kmo je hardware periodiek te vernieuwen, bespaar je heel wat tijd en werken jij en je medewerkers een pak efficiënter.